문서 보존 기간(문서보존, 문서이관, 문서폐기)

문서 보존 기간

 

사업장에서 문서를 작성하다 보면 보관해야 할 양이 너무 많아져 폐기를 고민할 순간이 옵니다. 문서를 의무적으로 보관해야하는 기간이 있으며, 또한 개인정보 보호법에 의거하여 정해진 보존 기간을 초과하면 안 되는 문서도 있기에 관련 법령을 잘 숙지하고 준수해야하는데요.

오늘은 문서의 보존 방법 및 관련 기준 법령에 대해 살펴보고자 합니다. 사업장, 공공기관, 복지관 등 기관에 따라 상이하게 적용될 수 있어 기관에 맞는 기준을 설정하시길 바랍니다.

 

1. 문서의 보존 '용어 정의'

•  “보존”이라 함은 문서의 처리 완결 후 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

2. 문서의 보존 '기준법령'

•  문서의 보존 연한은 「표준 개인정보 보호 지침」, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」에 따른다.

3. 문서의 보존 '편철 방법'

① 문서는 생산연도별로 구분하여 편철함을 원칙으로 한다.

② 문서의 편철은 상단편철을 원칙으로 한다.(문서 상단 윗쪽에 펀칭하여 철한다.)

③ 문서의 편철은 1건 문서별로 최근의 문서가 위에 오도록 완결일자 순으로 편철하며 색인목록표를 붙인다.

④ 하나의 문서철에 편철되는 문서량은 취급이 편리하도록 적정량으로 한다.(닫히지 않을 정도로 문서를 많이 넣지 않는다.)

⑤ 법령, 제규정, 도면, 책자 등 서류철에 합철하기 곤란한 첨부물의 경우 별도의 방법으로 보관할 수 있다. 이 경우 별도 관리하는 첨부물의 제목, 내용, 보관위치 등을 기재한 별지를 관계서류에 첨부하고, 별도 관리하는 첨부물의 표면에는 관련문서의 분류기호, 문서번호, 일자, 제목 등을 기재한 별지를 첨부한다.

내부결재 목록 예시	문서 편철 예시

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4. 문서의 보존 '이관, 대장 작성 방법'

① 문서보존대장은 보존기간별로 분류하여 기록한다.

<문서 분류 목록부> 양식 예시

 

마음에진심_문서분류목록부 양식 [다운로드].hwp

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② 문서의 보존은 부서별, 보존기간별로 구분하여 실시한다.

③ 매년 문서 이관 시 문서 보관 상자에 보관한다. 문서보관상자 앞에는 문서목록부에 작성한 이름을 찾기 쉽게 기재한다.

문서보관상자	문서보관상자 양식 예시

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5. 문서의 보존 '기간의 종류(7종)'

• 규정, 법, 필요성에 따라 <영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년>으로 나눠 보관한다.
• 영구: 정관, 인허가서, 중장기 사업계획 등
• 10년: 상업장부(회계장부와 대차대조표): 상법 제 33조에 의거
• 5년: 회계장부(영수증, 세금계산서, 지출증빙서류, 재무제표): 상법 제33조에 의거
• 3년: 근로계약서, 임금대장, 인사 관련서류: 근로기준법 제 42조에 의거
• 각 기준에 해당하지 않는 문서는 그 성격에 따라 시설장이 정할 수 있다.

문서 보존 기간 서류 예시
영 구	∙ 정관, 규정, 이사회 회의록 ∙ 소송, 등기 등에 관련된 문서 ∙ 주무관청의 중요 인･허가서 ∙ 채용, 복무, 퇴직, 상벌 등 인사 기록 ∙ 감사보고서, 결산보고서 ∙ 자본, 출자, 기채, 투자 등에 관련된 문서(예: 재산대장) ∙ 문서 보존대장 ∙ 기타 법인의 존속, 권익, 연혁에 관련된 문서 ∙ 시설현황 ∙ 참여자 관련서류 ∙ 중장기 사업계획
10년	∙ 급여, 상여금, 퇴직금 지급에 관한 문서 ∙ 공사, 구매 관련 계약서
5년	∙ 사업계획서, 사업평가서 ∙ 예산 및 회계에 관한 장부 및 문서 ∙ 세무관계 문서 (세법상 보존연한 5년) ∙ 임대차, 공사, 용역 계약서 ∙ 각종 증명서 발급 ∙ 재해보상, 복리후생, 보험 등에 관한 문서 ∙ 각종 실적 보고서 ∙ 운영에 관한 각종 대외 보고서
3년	∙ 교육, 출장 등에 관한 문서 ∙ 통상적인 회의록 ∙ 일상감사에 관한 문서 ∙ 문서처리에 관한 각종 대장 ∙ 행사, 근태, 휴가, 직무평가 등에 관한 문서
1년	∙ 당직 및 근무명령에 관한 문서 ∙ 참고 정도로 받은 각종 보고서, 회람문서 등 ∙ 기타 일시적 처리문서
기타	∙ 주요 시설물, 설비 등의 설치 및 보수의 이력에 관한 문서는 설비 대체 시까지 또는 내구연수까지 보존한다. ∙ 차량, 비품, 집기 등의 물품 보수이력에 관한 문서는 그 내구연수까지 보존한다.

 

「표준 개인정보 보호지침」에 의거한 개인정보파일 보유기간 책정 기준표

보유기간	대상 개인정보파일
영구	1. 국민의 지위, 신분, 재산을 증명하기 위해 운용하는 개인정보파일 중 영구보존이 필요한 개인정보파일 2. 국민의 건강증진과 관련된 업무를 수행하기 위해 운용하는 개인정보파일 중 영구보존이 필요한 개인정보파일
준영구	1. 국민의 신분, 재산을 증명하기 위해 운용하는 개인정보파일 중 개인이 사망, 폐지 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구 보존할 필요가 없는 개인정보파일 2. 국민의 신분증명 및 의무부과, 특정대상 관리 등을 위하여 행정기관이 구축하여 운영하는 행정정보시스템의 데이터 셋으로 구성된 개인정보파일
30년	1. 관계 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민. 형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 개인정보파일
10년	1. 관계 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 민. 형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 개인정보파일
5년	1. 관계 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민. 형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 개인정보파일
3년	1. 행정업무의 참고 또는 사실 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 개인정보파일 2. 관계 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민. 형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 개인정보파일 3. 각종 증명서 발급과 관련된 개인정보파일(단 다른 법령에서 증명서 발급 관련 보유기간이 별도로 규정된 경우 해당 법령에 따름)
1년	1. 상급기관(부서)의 요구에 따라 단순 보고를 위해 생성한 개인정보파일

 

6. 보존된 문서의  '대출, 열람, 복사' 방법

• 보존된 문서를 대출할 때에는 담당부서에 필요한 사항을 기재한 후 대출하여야 하며, 반환하였을 경우에도 반드시 해당사항을 기재하여야 한다.

문서열람대장 예시

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• 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과하는 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
• 문서철의 열람과 대출 및 복사는 직무수행 상 필요한 직원에 한하고 문서담당자의 지시에 따라야 한다.
• 직원이외의 자가 문서의 열람 또는 복사를 하고자 하는 때에는 담당부서장의 승인을 얻어야 한다.

7. 보존된 문서의 '폐기' 방법

• 보존된 문서를 폐기할 시에는 폐지로 활용하지 않아야 한다. 반드시 파쇄(전문 업체에 맡기는 방법이 가장 좋다)하여 버릴 수 있도록 한다.
• 문서의 폐기는 비밀문서 및 기타 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생 활용할 수 있게 하는 방법(파쇄 등)에 의한다.
• 담당부서는 보존기간이 경과한 문서의 목록을 작성하여 해당부서장에게 폐기 통보하며 통보 후 5일이 경과될 때까지 해당부서장의 이견이 없으면 폐기목록을 첨부하여 별도 결재기안에 의해 폐기한다.
• 폐기한 문서는 문서보존대장에 적색 글씨로 폐기일자를 기재하고 날인한다.
• 문서의 폐기는 담당부서장 입회하에 진행한다.