(문서작성법Ⅴ) 공문서 작성법 (용지규격, 문서 수정 방법, 전결, 대결방법)

공문서 작성법

공문서의 내용에 따라 용지의 규격은 달라질 수 있는데요. 흔히 사용되는 <용지의 규격과 글꼴, 글자 크기, 여백> 등에 대해 알려드리고자 합니다. 

또한, 결재방법 중 전결과 대결의 의미와 사용 방법에 대해 알아보는 시간을 갖고자 합니다. 

 

1. 용지의 규격

가. 기본규격 : 가로 210mm,용지).

나. 글 꼴: (바탕글) 함초롱바탕,

다. 글자크기: 12p  (필요한 경우에는 그 용도에 적합한 규격을 정하여 사용 가능합니다.)

라. 용지의 여백

  - 한컴오피스에서 쪽 → 편집용지(단축키 F7)를 누른다.

  - 용지 여백에서 사진과 같이 여백을 설정한다.

 

공문서 규격

2. 문서의 수정

• 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다.
• 삭제하거나 수정하려는 사항이 경미한 사항인 경우에는 삭제하거나 수정할 수 있다.
• 이 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.

가. 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우

• 원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그곳에 서명 또는 날인한다.

나. 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정하는 경우

• 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인

다. 시행문을 정정한 경우

• 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인으로 날인.
• 기안문 3자 수정(서명 또는 날인) / 시행문 3자 수정(관인으로 날인)

라. 전자문서일 경우

• 수정한 내용대로 재작성하여 시행하되, 수정전의 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존한다.

 

3. 첨부물의 표시 (2020 행정업무운영편람 p51.)

• 본문이 끝난 다음 줄에 붙임을 표시한다(붙임은 본문 다음에 바로 붙여 쓰거나, 한 줄 띄어 써도 무방하다).
• 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다.

<예시>

(본문) ---------------------- 하시기 바랍니다. ∨ 붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부.             2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.

 

4. 전결 및 대결의 표시

가. 전결과 대결의 차이

• <전결>은 사장의 권한을 밑에 중간관리자에게 위임하여, 중간관리자가 대신 권한일 가지고 기관을 대표하여 승인, 결재하는 것입니다.
• <대결>은 사장의 부재 시 '대신하여 결재'한다는 뜻을 가지고 있습니다. 사장의 출장, 연차, 출장 등 결재할 수 없는 상황 시 중간관리자가 권한을 한시적으로 위임받아 대신하는 것입니다. 

나. 전결의 표시

• 위임전결사항을 전결하는 때에는 기안용지의 보조기관란 중 전결 할 자의 서명란에 “전 결”의 표시(또는 “전결”고무인 날인)를 하고 결재란에 서명한다.
• 전결 한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 다음과 같이 전결, 직위(직 급)를 표시하고 서명한다.

○ ○ ○ ○ 시 장
전결 ㅇㅇㅇㅇ 과장 홍 길 동

• 행정기관 외의 자에게 시행하는 문서와 서식에 의하여 처리하여 시행하는 문서에는 전 결의 표시를 생략한다.

다. 대결의 표시

• 문서를 대결하는 때에는 기안용지의 보조기관란 중 대결할 자의 서명란에 “대결”의 표 시(또는 “대결”고무인 날인)를 하고 결재란에 서명한다. <예시 1> 기관장 부재중 직근 하급자가 대결하는 경우의 표시
• 대결한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 다음과 같이 대결, 직위(직 급)를 표시하고 서명한다.

○ ○ ○ ○ 시 장
대결 지방행정사무관 허 서 식

 

• 정기관 외의 자에게 시행하는 문서와 서식에 의하여 처리하여 시행하는 문서에는 대 결의 표시를 생략한다.

 

대결 표시 예시

라. 대결문서의 사후보고

대결한 문서 중 그 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고(구두보고, 메모보고 등)하여야 하며, 이 경우 원 결재권자가 보고를 받았다는 뜻으로 서명을 할 필요가 없다. (후열 폐지)