(문서작성법Ⅲ) 공문서 작성법 기초부터 탄탄히 쌓아보자!(공문서 기안문-두문 작성법)

오늘은 공문서 작성법 중 두문에 속하는 <공문의 행정기관명, 수신, 경유> 작성하는 방법을 알아보겠습니다.

행안부 기준의 서류작성법과 이를 실제 적용하여 작성한 공문을 예시로 들어 이해를 도왔습니다.

 

공문서 작성법

 
 

 공문서 작성법 - '두문' 

공문서 작성법 - '두문'

1.  기관명 표시 방법 

• 공문의 가장 상단에는 본인이 속한 회사(행정기관, 복지관 등)명칭을 표시한다.
• 회사의 로고가 있다면 함께 표기한다.
• <예시> 사랑의 열매, 00종합사회복지관, 구로구공동희망학교, 00구 보건소, 한국생명존중희망재단 등

공문서 작성법 - '두문'

 

2.  수신자의 표시 

<규칙1>

• 수신자가 없는(외부로 보내지 않는) '내부 결재문서'의 '수신'란에는 “내부결재”로 표시한다.

 
<규칙2>

• 수신란에 해당 기관의 장의 직위(수신명)를 쓴다.
• 그 다음에 이어서 ( ) 안에 그 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관의 직위를 쓴다. 
• 다만, 보조기관이나 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 표시할 수 있다.
• <예시 1> 수신  행정안전부장관(정보공개정책과장)
• <예시 2> 수신  방송통신위원회위원장(정보공개업무담당과장)

 <규칙3>

• 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 난이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신란에 “수신자 참조”라고 쓴다.
• 이후, 결문의 발신명의 다음 줄의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시한다.
• <예시> (두문) 수  신  수신자 참조(문서관리업무담당과장) 
•             (결문) 수신자  기획재정부장관, 교육부장관, 기타 등등 

공문서 작성법 - '두문'

3.  경유의 표시 

• 경유기관이 없는 경우 : 아무것도 적지 않고 빈칸으로 둠
• 경유기관이 하나인 경우 : (경유)란에 “이 문서의 경유기관의 장은 ○○○이고 최종 수신기관의 장은 ○○○입니다.” 로 표시한다.
• 경유기관이 둘 이상인 경우 : (경유)란에 “이 문서의 제1차 경유기관의 장은 ○○○이고, 제2차 경유기관의 장은 ○○○, 최종 수신기관의 장은 ○○○입니다.”로 표시한다.

4. 로고, 상징 등 표시 

• 기안문 및 시행문에는 가능하면 행정기관의 로고 · 상징 · 마크 · 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.
• 로고(상징)는 문서 상단의 ‘행정기관명’ 표시줄의 왼쪽 끝에 2㎝×2㎝범위 내에서 표시하고, 홍보문구는 행정기관명 바로 위에 표시한다.

공문작성법

 

 

 공문서 작성법관련 질문 

 

'수신' 부분에 '수신자 참조', '수신처 참조' 모두 사용가능한가요?

• 수신자, 수신처를 혼용해서 사용하는 경우가 많습니다.
• 행정안전부은 계속 수정, 보완되고 있기에 가장 최신의 규칙을 따라주는 것이 좋습니다.
• 행안부 기준에 따라 '수신자'로 사용하시는 것이 맞습니다. 

 

'수신' 부분은 기관이름을 적는 것인가요?

• 수신은 공문을 보내고자 하는 기관의 가장 높은 사람을 작성해야합니다. 
• 즉, 수신자는 '부산광역시사회복지협의회' 가 아닌 '부산광역시사회복지협의회장' / '강서구청'이 아닌 '강서구청장'으로 작성하시면 됩니다.

 

'경유' 부분을 작성하는 것이 어려워요.

• '경유'의 뜻을 이해하시면 쉽게 작성가능합니다.
• 예를 들어보겠습니다.

       우리가 문서를 주고 받고자하는 A대리가 있습니다. 

       A대리가 속한 회사 = 수신란에 기관 대표명을 작성해주시고, (ex.푸르메재단이사장)

       A대리가 속한 부서의 최고 중간관리자 = 경유란에 작성해주시면 됩니다.(ex. 운영지원팀 부장)

 

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⊙첫 직장생활에서 문서작성을 할때는 어렵게만 느껴지고, 능숙하게 업무를 수행하기까지 많은 시간이 걸립니다.
⊙위의 내용을 읽고 반복해서 작성하며 연습해보시길 바랍니다!
⊙공문서작성 방법에 대해 궁금하신 부분이 있다면 댓글에 남겨주시면 할 수 있는 부분까지 도움드리겠습니다^^

 

[출처] 행정안전부. 행정업무 운영 편람 자료  

  

2020년_행정업무운영편람.pdf

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